Twoje dane.
Jasne zasady.

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych osobowych opisanych w tej informacji jest UPIK KANCELARIA SP. Z O.O., ul. Elektronowa 2, 03-219 Warszawa, NIP: 5242850294, REGON: 369345724, KRS: 0000715631, dalej „UPIK” lub „my”.

W sprawach dotyczących danych osobowych możesz napisać na biuro@upik.com.pl, przesłać pismo na powyższy adres lub zadzwonić: +48 22 122 88 82.

UPIK nie wyznaczył inspektora ochrony danych. Kontakt w sprawach ochrony danych zapewniamy bezpośrednio pod wskazanymi wyżej danymi kontaktowymi.

2. Kogo dotyczy ta informacja?

Informacja dotyczy osób odwiedzających stronę upik.com.pl oraz osób kontaktujących się z UPIK e-mailem, telefonicznie lub listownie — w sprawie oferty, współpracy, bieżących ustaleń i innych zwykłych spraw. Obejmuje także reprezentantów oraz osoby kontaktowe klientów, kontrahentów i innych podmiotów. Obejmuje również osoby znajdujące się w zasięgu monitoringu w biurze i przed biurem UPIK; szczegóły określa punkt 11.

Nie zastępuje odrębnych informacji dotyczących rekrutacji, zatrudnienia ani innych procesów wymagających szczególnych zasad. Jeżeli charakter Twojej sprawy wymaga dodatkowej informacji, przekazujemy ją odpowiednio do tego procesu.

Jest to informacja o sytuacjach, w których UPIK działa jako administrator. Gdy przetwarzamy dane na zlecenie klienta w ramach obsługi księgowej lub kadrowo-płacowej, zastosowanie mają odrębne uzgodnienia dotyczące powierzenia przetwarzania danych. Ta strona ich nie zastępuje.

3. Jakie dane przetwarzamy i skąd je mamy?

Zakres zależy od sprawy. Może obejmować imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko lub funkcję, nazwę reprezentowanej firmy, dane adresowe, treść korespondencji i niezbędne dane zawarte w załącznikach.

Najczęściej otrzymujemy dane bezpośrednio od Ciebie. Dane reprezentantów i osób kontaktowych mogą pochodzić od podmiotu, który reprezentują, albo od osoby prowadzącej z nami daną sprawę. Jeżeli korzystamy z publicznego rejestru, np. KRS lub CEIDG, jako źródła danych potrzebnych do tej sprawy, informujemy o tym odpowiednio do okoliczności. Przy danych uzyskanych pośrednio wskazujemy rzeczywiste źródło w informacji kierowanej do tej osoby.

Podczas odwiedzin strony serwer może zapisywać dane techniczne, takie jak adres IP, data i godzina połączenia, adres odwiedzanej podstrony, informacje o przeglądarce oraz błędach. Ich rzeczywisty zakres zależy od konfiguracji usługi hostingowej.

Nie przesyłaj danych, które nie są potrzebne do załatwienia sprawy. Dokumenty związane z obsługą księgową i kadrową przekazuj uzgodnionym kanałem współpracy.

4. W jakich celach i na jakiej podstawie?

Samo wysłanie wiadomości lub otwarcie strony nie oznacza zgody na marketing.

5. Komu możemy przekazać dane?

W niezbędnym zakresie odbiorcami danych mogą być dostawcy hostingu, poczty elektronicznej, oprogramowania, obsługi IT oraz usług przechowywania danych i kopii zapasowych. Zależnie od sprawy dane mogą otrzymywać także operatorzy pocztowi i kurierzy, podmioty zapewniające obsługę prawną oraz organy uprawnione na podstawie przepisów. Dostawcy przetwarzający dane na nasze zlecenie działają w zakresie wynikającym z umów i poleceń administratora, zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami.

6. Jak długo przechowujemy dane?

Okres przechowywania zależy od celu przetwarzania i rodzaju sprawy. Nie przechowujemy całej korespondencji bezterminowo ani nie stosujemy jednego terminu do wszystkich danych.

• Zwykłe pytania i korespondencja niezwiązana z umową: przez czas potrzebny do odpowiedzi i zakończenia sprawy. Dalsze przechowywanie wymaga odrębnego uzasadnienia, np. rzeczywistej potrzeby udokumentowania ustaleń lub ochrony przed roszczeniami. Dane zbędne do tych celów podlegają usunięciu.
• Korespondencja dotycząca przygotowania i wykonania umowy: przez okres prowadzenia uzgodnień i realizacji umowy. Po jej zakończeniu zachowujemy dokumentację tylko w zakresie potrzebnym do wykonania obowiązków prawnych albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
• Dokumentacja potrzebna do ochrony roszczeń: do upływu właściwego terminu przedawnienia. Uwzględniamy datę wymagalności roszczenia, regułę końca roku kalendarzowego oraz zdarzenia wpływające na bieg przedawnienia. W razie postępowania zachowujemy niezbędne dane także przez czas potrzebny do jego zakończenia i wykonania rozstrzygnięcia.
• Dokumenty objęte obowiązkiem prawnym: jeżeli wiadomość lub załącznik stanowi dokumentację podlegającą obowiązkowemu przechowywaniu, stosujemy okres i sposób jego obliczania przewidziane dla tego rodzaju dokumentacji, a nie automatycznie dla całej skrzynki pocztowej.
• Logi techniczne: przez określony dla danego systemu okres potrzebny do jego bezpieczeństwa i diagnozowania błędów. Wybrane wpisy związane z konkretnym incydentem mogą być zachowane dłużej, jeśli są potrzebne do wyjaśnienia zdarzenia lub ochrony roszczeń.
• Kopie zapasowe: w ramach ograniczonego cyklu odtwarzania i nadpisywania kopii. Kopie nie służą do bezterminowego archiwizowania całej korespondencji.
• Nagrania z monitoringu: okres przechowywania i zasady zabezpieczenia nagrań związanych z postępowaniem opisano w punkcie 11.

7. Jakie masz prawa?

Na zasadach określonych w RODO możesz żądać dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Nie każde uprawnienie ma zastosowanie w każdej sytuacji, np. obowiązek wynikający z przepisów może uniemożliwiać natychmiastowe usunięcie danych.

Jeżeli podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, masz prawo wniesienia sprzeciwu z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Rozpatrzymy go zgodnie z art. 21 RODO.

Prawo do przenoszenia danych przysługuje w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany. Gdy dany proces opiera się na zgodzie, możesz ją wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Zwykła korespondencja opisana powyżej co do zasady nie wymaga takiej zgody.

Aby skorzystać z praw, skontaktuj się z nami, korzystając z danych wskazanych w punkcie 1. W razie uzasadnionych wątpliwości możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości, z poszanowaniem zasady minimalizacji danych.

Masz także prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje o sposobach jej wniesienia znajdziesz na stronie UODO (nowa karta).

8. Czy musisz podać dane?

W zwykłym kontakcie podanie danych jest dobrowolne. Brak danych potrzebnych do odpowiedzi, ustalenia adresata albo wyjaśnienia sprawy może jednak uniemożliwić jej załatwienie. Jeżeli określone dane są konieczne do zawarcia umowy lub wymagane przez przepisy, informujemy o tym w kontekście tej sprawy.

Dane techniczne potrzebne do połączenia z serwerem są przekazywane w związku z odwiedzinami strony.

9. Strona i pliki cookies

Strona może wykorzystywać pliki cookies lub podobne technologie przechowywania informacji w urządzeniu użytkownika. Bez zgody mogą być stosowane wyłącznie rozwiązania konieczne do transmisji komunikacji albo dostarczenia usługi żądanej przez użytkownika, w tym zapewnienia jej niezbędnego bezpieczeństwa.

Jeżeli zostaną wprowadzone rozwiązania wymagające zgody, w szczególności analityczne lub reklamowe, zostaną one uruchomione dopiero po przekazaniu informacji o ich celach i uzyskaniu zgody użytkownika. Jej odmowa nie ograniczy dostępu do podstawowej treści strony. Wycofanie zgody będzie równie łatwe jak jej udzielenie.

Możesz zarządzać plikami cookies i podobnymi danymi, w tym je usuwać lub blokować, korzystając z ustawień przeglądarki. Ograniczenie rozwiązań niezbędnych może wpłynąć na działanie niektórych funkcji. Samo korzystanie ze strony nie oznacza zgody na rozwiązania, które jej wymagają.

10. Czy dane trafiają poza EOG?

Korzystanie z usług informatycznych może wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), w tym z dostępem do danych przez podwykonawców dostawców usług.

Jeżeli w ramach tych usług dochodzi do takiego przekazania, może ono nastąpić wyłącznie z zastosowaniem podstawy i warunków wymaganych przez rozdział V RODO. Odpowiednio do konkretnego transferu może to być decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony albo odpowiednie zabezpieczenia, w szczególności standardowe klauzule umowne, wraz z dodatkowymi środkami, gdy są potrzebne.

Informacje o transferach dotyczących Twoich danych i sposobie uzyskania kopii mających zastosowanie zabezpieczeń możesz uzyskać, kontaktując się z nami w sposób wskazany w punkcie 1.

11. Monitoring wizyjny

W biurze UPIK przy ul. Elektronowej 2 w Warszawie oraz w jego bezpośrednim otoczeniu stosowany jest monitoring wizyjny w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i ochrony mienia. Przetwarzane dane obejmują wizerunek osób znajdujących się w zasięgu kamer oraz informacje o zarejestrowanych zdarzeniach.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa osób i ochronie mienia, a w razie incydentu także na ustaleniu jego przebiegu i ochronie związanych z nim roszczeń.

Okres przechowywania nagrań ogranicza się do czasu potrzebnego do ujawnienia i zweryfikowania zdarzeń zagrażających bezpieczeństwu osób lub mienia. Przy jego ustalaniu uwzględnia się czas, w którym zdarzenie może zostać stwierdzone podczas zwykłego korzystania z biura, w tym po przerwach w jego pracy.

Jeżeli nagranie stanowi dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub UPIK uzyska wiadomość, że może stanowić taki dowód, odpowiedni fragment może być przechowywany do prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie właściwego okresu nagrania podlegają usunięciu, o ile odrębny przepis nie stanowi inaczej.

Dostęp do nagrań przysługuje osobom upoważnionym, a w niezbędnym zakresie może przysługiwać także podmiotom obsługującym system monitoringu na zlecenie UPIK. Nagrania mogą zostać udostępnione uprawnionym organom, w szczególności Policji i sądom, jeżeli istnieje do tego podstawa prawna.

Do danych z monitoringu stosują się prawa opisane w punkcie 7, w zakresie wynikającym z przepisów, w tym prawo dostępu, ograniczenia przetwarzania i wniesienia sprzeciwu z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją, a także prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO. W sprawach monitoringu możesz skorzystać z danych kontaktowych wskazanych w punkcie 1.

12. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Kod tej witryny nie podejmuje wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie na nich wpływających i nie prowadzi profilowania reklamowego.