Ваши данные.
Понятные правила.

1. Контролёр данных и контакты

Контролёром персональных данных, описанных в этом уведомлении, является UPIK KANCELARIA SP. Z O.O., ul. Elektronowa 2, 03-219 Варшава, NIP: 5242850294, REGON: 369345724, KRS: 0000715631, далее «UPIK» или «мы».

По вопросам персональных данных можно написать на biuro@upik.com.pl, отправить письмо по указанному адресу или позвонить: +48 22 122 88 82.

UPIK не назначил инспектора по защите данных. Связь по вопросам защиты данных обеспечиваем напрямую по указанным выше контактам.

2. Кого касается это уведомление?

Уведомление касается посетителей upik.com.pl и лиц, обращающихся в UPIK по электронной почте, телефону или письмом по вопросам предложения, сотрудничества, текущих договорённостей и других обычных дел. Оно также охватывает представителей и контактных лиц клиентов, контрагентов и других организаций, а также лиц в зоне видеонаблюдения внутри и перед офисом UPIK; подробнее — в пункте 11.

Оно не заменяет отдельные уведомления о подборе персонала, трудоустройстве или иных процессах со специальными правилами. Если Ваше дело требует дополнительной информации, предоставляем её с учётом процесса.

Это уведомление касается ситуаций, когда UPIK выступает контролёром. Когда мы обрабатываем данные по поручению клиента в рамках бухгалтерского или кадрово-зарплатного обслуживания, применяются отдельные договорённости о поручении обработки. Эта страница их не заменяет.

3. Какие данные обрабатываем и откуда их получаем?

Объём зависит от дела. Он может включать имя и фамилию, e-mail, телефон, должность или роль, название представляемой компании, адрес, содержание переписки и необходимые данные во вложениях.

Обычно получаем данные непосредственно от Вас. Данные представителей и контактных лиц могут поступать от представляемой ими организации или лица, которое ведёт с нами дело. Если источником нужных данных служит публичный реестр, например KRS или CEIDG, сообщаем об этом с учётом обстоятельств. Для данных, полученных косвенно, указываем фактический источник в информации для соответствующего лица.

При посещении сайта сервер может записывать технические данные: IP-адрес, дату и время соединения, адрес страницы, сведения о браузере и ошибках. Фактический объём зависит от конфигурации хостинга.

Не отправляйте данные, не нужные для дела. Документы по бухгалтерскому и кадровому обслуживанию передавайте по согласованному каналу.

4. Для каких целей и на каких основаниях?

Сама отправка сообщения или открытие сайта не означает согласия на маркетинг.

5. Кому можем передать данные?

При необходимости получателями могут быть поставщики хостинга, электронной почты, программного обеспечения, ИТ-поддержки, хранения данных и резервных копий. В зависимости от дела — также почтовые операторы и курьеры, поставщики юридических услуг и уполномоченные законом органы. Поставщики, обрабатывающие данные по нашему поручению, действуют в пределах договоров и указаний контролёра согласно действующим нормам.

6. Как долго храним данные?

Срок хранения зависит от цели обработки и вида дела. Мы не храним всю переписку бессрочно и не применяем единый срок ко всем данным.

• Обычные запросы и переписка, не связанные с договором: в течение времени, нужного для ответа и завершения дела. Дальнейшее хранение требует отдельного обоснования, например реальной необходимости подтвердить договорённости или защититься от требований. Ненужные для этих целей данные удаляются.
• Переписка о подготовке и исполнении договора: на протяжении согласования и исполнения договора. После его завершения сохраняем документацию только в объёме, нужном для законных обязанностей или установления, предъявления либо защиты требований.
• Документация для защиты правовых требований: до истечения соответствующего срока исковой давности. Учитываем дату наступления срока требования, правило конца календарного года и события, влияющие на течение давности. В случае разбирательства необходимые данные также сохраняем на время, нужное для его завершения и исполнения решения.
• Документы с обязательным сроком хранения: если сообщение или вложение является документацией, обязательной к хранению, применяем срок и правила его расчёта для этого вида документов, а не автоматически ко всему почтовому ящику.
• Технические журналы: в течение определённого для системы времени, нужного для безопасности и диагностики ошибок. Записи о конкретном инциденте могут храниться дольше, если нужны для его выяснения или защиты требований.
• Резервные копии: в пределах ограниченного цикла восстановления и перезаписи. Копии не предназначены для бессрочного архивирования всей переписки.
• Записи видеонаблюдения: сроки хранения и правила сохранения записей, связанных с разбирательством, описаны в пункте 11.

7. Какие у Вас права?

На условиях GDPR Вы можете требовать доступ к данным и их копии, исправление, удаление или ограничение обработки. Не каждое право действует в любой ситуации: например, законная обязанность может препятствовать немедленному удалению.

Если основание — статья 6(1)(f) GDPR, Вы имеете право возражать по причинам, связанным с Вашей особой ситуацией. Рассмотрим возражение согласно статье 21 GDPR.

Право на переносимость данных действует в той мере, в какой обработка основана на согласии или договоре и выполняется автоматизированно. Если процесс основан на согласии, его можно отозвать в любое время без влияния на законность предыдущей обработки. Обычная переписка, описанная выше, как правило, не требует такого согласия.

Для реализации прав свяжитесь с нами по контактам из пункта 1. При обоснованных сомнениях можем запросить информацию, необходимую для подтверждения личности, соблюдая принцип минимизации данных.

Вы также имеете право подать жалобу Председателю Управления по защите персональных данных Польши. Информацию о подаче жалобы найдёте на сайте UODO (новая вкладка).

8. Обязательно ли предоставлять данные?

При обычном обращении предоставление данных добровольно. Однако отсутствие информации для ответа, определения адресата или выяснения дела может помешать его решению. Если определённые данные нужны для заключения договора или по закону, сообщаем об этом в контексте дела.

Технические данные для соединения с сервером передаются при посещении сайта.

9. Сайт и файлы cookies

Сайт может использовать cookies или аналогичные технологии хранения информации на устройстве пользователя. Без согласия допускаются только решения, необходимые для передачи сообщений или предоставления запрошенной пользователем услуги, включая её необходимую безопасность.

Если будут введены решения, требующие согласия, в частности аналитические или рекламные, их запустят только после сообщения о целях и получения согласия. Отказ не ограничит доступ к основному содержимому. Отозвать согласие будет так же легко, как дать.

В настройках браузера можно управлять cookies и подобными данными, удалять или блокировать их. Ограничение необходимых технологий может повлиять на отдельные функции. Само использование сайта не означает согласия на решения, которым оно нужно.

10. Передаются ли данные за пределы ЕЭЗ?

Использование ИТ-услуг может предполагать передачу данных за пределы Европейской экономической зоны (ЕЭЗ), в том числе доступ субподрядчиков поставщиков.

Такая передача допускается только на основании и на условиях главы V GDPR. В зависимости от передачи это может быть решение Европейской комиссии об адекватном уровне защиты либо надлежащие гарантии, в частности стандартные договорные положения, с дополнительными мерами при необходимости.

Информацию о передаче Ваших данных и способе получения копии применимых гарантий можно получить, обратившись к нам по пункту 1.

11. Видеонаблюдение

В офисе UPIK по адресу ul. Elektronowa 2 в Варшаве и непосредственно вокруг него ведётся видеонаблюдение для безопасности людей и защиты имущества. Данные включают изображения лиц в зоне камер и информацию о зафиксированных событиях.

Основание — статья 6(1)(f) GDPR: законный интерес в безопасности людей и защите имущества, а при инциденте — также в установлении его обстоятельств и защите связанных требований.

Срок хранения записей ограничивается временем, нужным для выявления и проверки событий, угрожающих людям или имуществу. Учитывается время, когда событие может быть обнаружено при обычном использовании офиса, в том числе после перерывов в работе.

Если запись является доказательством в разбирательстве по закону или UPIK узнаёт, что она может быть таким доказательством, соответствующий фрагмент может храниться до окончательного завершения разбирательства. По истечении соответствующего срока записи удаляются, если отдельная норма не устанавливает иное.

Доступ имеют уполномоченные лица, а при необходимости — также организации, обслуживающие систему по поручению UPIK. Записи могут передаваться уполномоченным органам, в частности полиции и судам, при наличии правового основания.

К данным видеонаблюдения применяются права из пункта 7 в пределах закона, в том числе доступ, ограничение обработки и возражение по причинам Вашей особой ситуации, а также жалоба Председателю UODO. По этим вопросам можно обращаться по контактам из пункта 1.

12. Автоматизированные решения и профилирование

Код этого сайта не принимает в отношении пользователей решений с юридическими или аналогичными существенными последствиями и не выполняет рекламное профилирование.