Ваші дані.
Зрозумілі правила.

1. Контролер даних і контакт

Контролером персональних даних, описаних у цьому повідомленні, є UPIK KANCELARIA SP. Z O.O., ul. Elektronowa 2, 03-219 Варшава, NIP: 5242850294, REGON: 369345724, KRS: 0000715631, далі «UPIK» або «ми».

У питаннях персональних даних можна написати на biuro@upik.com.pl, надіслати листа на вказану адресу або зателефонувати: +48 22 122 88 82.

UPIK не призначив інспектора із захисту даних. Контакт із питань захисту даних забезпечуємо безпосередньо за наведеними вище реквізитами.

2. Кого стосується це повідомлення?

Повідомлення стосується відвідувачів upik.com.pl та осіб, які звертаються до UPIK електронною поштою, телефоном або листом щодо пропозиції, співпраці, поточних домовленостей та інших звичайних справ. Воно також охоплює представників і контактних осіб клієнтів, контрагентів та інших організацій, а також осіб у зоні відеоспостереження всередині й перед офісом UPIK; докладніше — у пункті 11.

Воно не замінює окремих повідомлень щодо добору персоналу, працевлаштування чи інших процесів зі спеціальними правилами. Якщо Ваша справа потребує додаткової інформації, надаємо її відповідно до процесу.

Це повідомлення стосується ситуацій, коли UPIK діє як контролер. Коли ми обробляємо дані за дорученням клієнта в межах бухгалтерського чи кадрово-зарплатного обслуговування, застосовуються окремі домовленості про доручення обробки. Ця сторінка їх не замінює.

3. Які дані обробляємо та звідки їх отримуємо?

Обсяг залежить від справи. Він може включати ім'я та прізвище, e-mail, телефон, посаду чи функцію, назву представленої компанії, адресу, зміст листування та необхідні дані у вкладеннях.

Зазвичай отримуємо дані безпосередньо від Вас. Дані представників і контактних осіб можуть надходити від організації, яку вони представляють, або від особи, що веде з нами справу. Якщо джерелом потрібних даних є публічний реєстр, наприклад KRS чи CEIDG, повідомляємо про це відповідно до обставин. Для даних, отриманих опосередковано, зазначаємо фактичне джерело в інформації для відповідної особи.

Під час відвідування сайту сервер може записувати технічні дані: IP-адресу, дату й час з'єднання, адресу сторінки, відомості про браузер і помилки. Фактичний обсяг залежить від конфігурації хостингу.

Не надсилайте даних, які не потрібні для справи. Документи щодо бухгалтерського й кадрового обслуговування передавайте узгодженим каналом.

4. З якою метою та на яких підставах?

Саме надсилання повідомлення чи відкриття сайту не означає згоди на маркетинг.

5. Кому можемо передати дані?

За необхідності одержувачами можуть бути постачальники хостингу, електронної пошти, програмного забезпечення, ІТ-підтримки, зберігання даних і резервних копій. Залежно від справи — також поштові оператори й кур'єри, надавачі правової допомоги та уповноважені законом органи. Постачальники, які обробляють дані за нашим дорученням, діють у межах договорів та вказівок контролера відповідно до чинних норм.

6. Як довго зберігаємо дані?

Строк зберігання залежить від мети обробки та виду справи. Ми не зберігаємо все листування безстроково й не застосовуємо єдиний строк до всіх даних.

• Звичайні запити й листування, не пов'язані з договором: протягом часу, потрібного для відповіді та завершення справи. Подальше зберігання потребує окремого обґрунтування, наприклад реальної потреби підтвердити домовленості чи захиститися від вимог. Непотрібні для цих цілей дані видаляються.
• Листування щодо підготовки й виконання договору: протягом узгоджень і виконання договору. Після його завершення залишаємо документацію лише в обсязі, потрібному для законних обов'язків або встановлення, пред'явлення чи захисту вимог.
• Документація для захисту правових вимог: до закінчення відповідного строку позовної давності. Враховуємо дату настання строку вимоги, правило кінця календарного року та події, що впливають на перебіг давності. У разі провадження необхідні дані зберігаємо також протягом часу, потрібного для його завершення й виконання рішення.
• Документи з обов'язковим строком зберігання: якщо повідомлення чи вкладення є документацією, яку обов'язково зберігати, застосовуємо строк і правила його обчислення для цього виду документів, а не автоматично до всієї поштової скриньки.
• Технічні журнали: протягом визначеного для системи часу, потрібного для безпеки й діагностики помилок. Записи про конкретний інцидент можуть зберігатися довше, якщо потрібні для його з'ясування чи захисту вимог.
• Резервні копії: у межах обмеженого циклу відновлення та перезапису. Копії не призначені для безстрокового архівування всього листування.
• Записи відеоспостереження: строки зберігання та правила захисту записів, пов'язаних із провадженням, описано в пункті 11.

7. Які Ви маєте права?

На умовах GDPR Ви можете вимагати доступу до даних та їх копії, виправлення, видалення чи обмеження обробки. Не кожне право застосовується в кожній ситуації: наприклад, законний обов'язок може перешкоджати негайному видаленню.

Якщо підставою є стаття 6(1)(f) GDPR, Ви маєте право заперечити з причин, пов'язаних із Вашою особливою ситуацією. Розглянемо заперечення відповідно до статті 21 GDPR.

Право на перенесення даних діє в обсязі, у якому обробка ґрунтується на згоді чи договорі та здійснюється автоматизовано. Якщо процес базується на згоді, її можна відкликати будь-коли без впливу на законність попередньої обробки. Звичайне листування, описане вище, за загальним правилом не потребує такої згоди.

Для реалізації прав зв'яжіться з нами за реквізитами з пункту 1. За обґрунтованих сумнівів можемо попросити інформацію, необхідну для підтвердження особи, дотримуючись принципу мінімізації даних.

Ви також маєте право подати скаргу до Голови Управління захисту персональних даних Польщі. Інформацію про подання скарги знайдете на сайті UODO (нова вкладка).

8. Чи обов'язково надавати дані?

За звичайного контакту надання даних добровільне. Проте відсутність інформації для відповіді, визначення адресата чи з'ясування справи може перешкодити її вирішенню. Якщо певні дані потрібні для укладення договору чи за законом, повідомляємо про це в контексті справи.

Технічні дані для з'єднання із сервером передаються під час відвідування сайту.

9. Сайт і файли cookies

Сайт може використовувати cookies або подібні технології зберігання інформації на пристрої користувача. Без згоди допускаються лише рішення, необхідні для передачі повідомлень або надання запитаної користувачем послуги, включно з її необхідною безпекою.

Якщо будуть запроваджені рішення, що потребують згоди, зокрема аналітичні чи рекламні, їх запускатимуть лише після повідомлення про цілі та отримання згоди. Відмова не обмежить доступу до основного вмісту. Відкликати згоду буде так само легко, як надати.

У налаштуваннях браузера можна керувати cookies і подібними даними, видаляти чи блокувати їх. Обмеження необхідних технологій може вплинути на окремі функції. Саме користування сайтом не означає згоди на рішення, що її потребують.

10. Чи передаються дані за межі ЄЕЗ?

Користування ІТ-послугами може передбачати передачу даних за межі Європейської економічної зони (ЄЕЗ), зокрема доступ субпідрядників постачальників.

Така передача допускається лише на підставі й за умов, передбачених главою V GDPR. Залежно від передачі це може бути рішення Європейської комісії про належний рівень захисту або відповідні гарантії, зокрема стандартні договірні положення, із додатковими заходами за потреби.

Інформацію про передачі Ваших даних і спосіб отримання копії застосовних гарантій можна отримати, звернувшись до нас за пунктом 1.

11. Відеоспостереження

В офісі UPIK за адресою ul. Elektronowa 2 у Варшаві та безпосередньо навколо нього ведеться відеоспостереження для безпеки людей і захисту майна. Дані включають зображення осіб у зоні камер та інформацію про зафіксовані події.

Підстава — стаття 6(1)(f) GDPR: законний інтерес у безпеці людей і захисті майна, а в разі інциденту — також у встановленні його перебігу та захисті пов'язаних вимог.

Строк зберігання записів обмежується часом, потрібним для виявлення та перевірки подій, що загрожують людям або майну. Враховується час, коли подію можна виявити під час звичайного користування офісом, зокрема після перерв у роботі.

Якщо запис є доказом у провадженні за законом або UPIK дізнається, що він може бути таким доказом, відповідний фрагмент може зберігатися до остаточного завершення провадження. Після спливу відповідного строку записи видаляються, якщо окрема норма не встановлює іншого.

Доступ мають уповноважені особи, а за необхідності — також організації, які обслуговують систему за дорученням UPIK. Записи можуть передаватися уповноваженим органам, зокрема поліції та судам, за наявності правової підстави.

До даних відеоспостереження застосовуються права з пункту 7 у межах закону, зокрема доступ, обмеження обробки й заперечення з причин Вашої особливої ситуації, а також скарга до Голови UODO. Із цих питань можна звертатися за контактами з пункту 1.

12. Автоматизовані рішення та профілювання

Код цього сайту не ухвалює щодо користувачів рішень із правовими чи подібними істотними наслідками й не здійснює рекламного профілювання.